Limpieza de archivos

Escuela de promotores
Escuela de promotoras y promotores agroecológicos de la Zona Seca de Nicaragua, Marzo 2011

Las memorias de eventos

Tenía la posibilidad de iniciar esta entrada al menos de tres formas distintas, pero elegi esta porque esta asociada con una foto que me trae gratos recuerdos de un encuentro de la Escuela de Promotoras y Promotores Agroecológicos de la Zona Seca realizado en marzo del 2011. Esta foto fue la portada de una memoria, de las pocas que logré escribir, sobre la escuela de promotoras y promotores agroecológicos que en algún momento tuve el privilegio de coordinar cuando trabajaba en SIMAS. Si ustedes no sabían, realizar este tipo de documentaciones es una de las especialidades de esta organización, una de las cosas que creo aprendi bien, pero que he ido olvidando por distintas razones como que la gente no valora o no lee ese tipo de documentos, porque toma demasiado tiempo hacer este tipo de documentación o quizá, siendo más honesto, porque me da mucha pereza hacer este tipo de trabajo.

De hecho, han pasado varios años desde la última vez que hice este tipo de documentación, no obstante en mi más reciente gira de trabajo por Guatemala sucedió algo que me hizo cambiar de actitud en relación a este tema. Resulta que en una actividad donde se estaba presentando un estudio me impresionó ver a uno de mis colegas documentar esta actividad con su celular: tomaba fotos, tomaba notas, grababa audio, todo con el celular y cuando tuve la oportunidad de preguntarle como hacia eso me explicó que lo hacía con un smartphone donde se puede tomar notas con un lápiz y con una aplicación llamada Evernote [1], pero me aclaro que el levantamiento de notas sólo era parte de un proceso que él había logrado establecer como un sistema de trabajo. Entonces, muy entusiasmado le pregunte si me podría enseñar ese sistema y me dijo que si, me describió todo el sistema y me subrayó que la base de este era organizar mis archivos y aquí empezó mi aventura de limpieza de archivos.

Organizando mis archivos

Lo primero que hice fue hacer una búsqueda en Internet sobre artículos que desarrallaran este tema [2], me leí unos cuantos y a partir de ahi empecé a organizar mis archivos, mis correos electrónicos, mis fotos, mi música, mis vídeos, todo. En resumen he organizado alrededor de dos Terabyte (TB) de información y aunque todavía me hace falta mucho trabajo he logrado encontrar un poco de orden siguiendo un proceso que va más o menos así:

Poner todos los archivos en un solo lugar

Como se trataba de casi 2TB de información, primero agrupé todos los archivos en sus distintos formatos en un solo lugar, como no me alcanzaba todo en un mismo disco duro, entonces copie todos los videos y audios en uno, y todos los documentos y las fotos en otro.

Usar el poder de la consola de linux

Una de las mejores cosas de Linux, además de las cuatro libertades básicas del Software Libre, es la posibilidad de procesar grandes volúmenes de información desde la consola, con comandos tan sencillos como:

$ mkdir CARPETA

$ mv *.extensión CARPETA/

Con estos comandos es posible crear carpetas y mover todos los archivos de una extensión especifica a esa carpeta, y esta tarea que podría tomar horas o días realizar a mano, con estos comandos se puede hacer en segundos. Es importante decir que esto funciona para la gestión de documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones; pero para organizar fotos, música y vídeos se necesita de otro tipo de procesos que en su momento voy a explicar. Organizar correos electrónicos también es otra historia.

Syncronizar archivos locales

Cuando agrupamos los archivos por extensión es fácil identificar los que están duplicados para eliminarlos, sin embargo, es importante tomar algunas precausiones como por ejemplo hacer respaldos, así nos podemos asegurar de no perder información por errores. Pero una vez que hemos logrado depurar, entonces con la ayuda de la consola es fácil sincronizar con ordenes como esta:

$ rsync -avz –delete DiscoDuro1/Documento/ DiscoDuro2/Documento/

Con este comando podemos hacer sincronizaciones de forma que tengamos exactamente la misma estructura de archivos en todos nuestros respaldos y cada vez que lo requiramos podemos actualizar. En mi caso, yo trabajo con dos computadoras y un disco duro: la compu de mi trabajo, mi compu personal y un disco duro externo.

Lo que hago normalmente es lo siguiente:

  1. Syncronizo los archivos de la computadora de trabajo en el disco duro
  2. Syncronizo los archivos del disco duro en mi computadora personal
  3. Syncronizo los archivos de mi computadora personal en el disco duro
  4. Syncronizo los arhivos de mi disco duro en mi computadora de trabajo
  5. Repito el ciclo de 1 a 4.

Syncronizar mis archivos locales en la nube

Adicionalmente, todo lo tengo respaldado en la nube. Los archivos de años anteriores que mantengo sólo para consultas puntales los guardo en un servidor distinto al de los archivos con los que estoy trabajando, pero ambos los tengo respaldados en la nube. Existen diferentes opciones de acuerdo al volumen de datos: se pueden usar versiones libres de dropbox, mega, google drive, onedrive, etc o también se pueden usar versiones pagadas. Por el momento sólo utilizo versiones gratuitas y sólo respaldo carpetas con documentos. Luego les cuento como trabajo con las fotos, audios, videos y correos electrónicos.

Mantenerse atento a los cambios

Una vez que empezamos con este proceso, es importante mantener vigilancia de nuestros archivos de forma cotidiana, yo todavía sigo organizando mis carpetas y estoy atento a todos los nuevos archivos que llegan a mi y los ordeno inmediatamente, esto me esta funcionando, cada vez siento más orden y también se me esta facilitando mucho el trabajo.

Sistematización de nuestros documentos

Una última cosa que quiero compartir es que he descubierto que una forma bien práctica para mantener ordenados todos esos nuevos archivos que se van generando es mediante el uso de aplicaciones como Evernote, prometo que en otra entrada voy a explicar en detalle lo que hago con esta aplicación, pero ahora mismo quiero mencionar que es una herramienta muy versátil, sirve pricipalmente para procesar información cualitativa: para hacer resúmenes de documentos que estoy leyendo, anotar ideas, redactar documentos de distintas temáticas y con la ventaja adicional que a estos documentos les puedo agregar fotos, enlaces de vídeos o videos pequeños, audios u otros archivos. Les digo que es una maravilla.

Y bueno hasta aquí llego con esta entrada, poco a poco quiero ir hilvanando mi propio proceso de organización personal, hay muchas cosas en las que he ido avanzado y por aqui las iré compartiendo.

Muchas gracias por pasar!

Referencias:

[1] https://www.evernote.com

[2] http://www.makeuseof.com/tag/creating-order-chaos-9-great-ideas-managing-computer-files/

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